Cách đơn giản để tiết kiệm chi phí văn phòng cho doanh nghiệp

Tiết kiệm tối đa chi phí văn phòng là vấn đề vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp, đặc biệt doanh nghiệp có ngân sách hạn chế. Những cách thức đơn giản sau sẽ giúp bạn giảm chi phí, tăng lợi nhuận mà vẫn đảm bảo hiệu quả hoạt động.

Có rất nhiều cách giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, sau đây là 10 cách đơn giản giúp bạn tiết kiệm chi phí thuê văn phòng và sinh lời bằng chính văn phòng của bạn:

Chi phí văn phòng giảm sẽ góp phần thúc đấy lợi nhuận công ty ngày càng tăng.

1. Trả cho nhân viên các khoản phụ cấp đi đường thay vì sử dụng xe ôtô công ty. Nó sẽ giúp công ty tiết kiệm đáng kể các chi phí bảo hiểm, xăng xe, bảo dưỡng và nhiều chi phí khác.

2. Sử dụng các giao tiếp ảo qua mạng internet trong kinh doanh để giảm thiểu chi phíthuê văn phòng. Chắc chắn nhiều công ty không cần phải có một văn phòng làm việc hoành tráng. Nhiều chủ doanh nghiệp kinh doanh tại nhà, và chỉ cần một phòng làm việc nhỏ cũng có thể đáp ứng nhiều nhu cầu khác nhau với một địa chỉ nhận thư điện tử, một hộp thư bưu điện và một nhân viên tiếp tân trả lời hay gọi các cuộc điện thoại. Nếu việc giao tiếp, trao đổi dữ liệu từ xa thực sự có lợi thế, hãy tận dụng nó. Các nhân viên sẽ cảm ơn công ty và các khoản lợi nhuận của công ty cũng vậy.

3. Vận chuyển sản phẩm trực tiếp từ nhà sản xuất tới khách hàng để công ty không còn lo lắng về các chi phí lưu kho, chi phí bảo hiểm và thuê địa điểm. Những khoản chi phí này luôn “ăn” đáng kể vào lợi nhuận của công ty, vì vậy hãy tiết kiệm thời gian và chi phí bằng việc vận chuyển trực tiếp tới khách hàng. Khi bắt đầu thực hiện cải tiến chống lãng phí vận chuyển, nguyên liệu và sản phẩm tồn kho, nhiều công ty không nhận ra đây là một trong những biện pháp thực sự hữu ích giúp nâng cao lợi nhuận.

4. Cung cấp các trợ cấp bảo hiểm cho nhân viên thay vì mua các bảo hiểm sức khoẻ trọn gói. Các công ty nhỏ thường không đủ tiền để mua các gói bảo hiểm đầy đủ cho nhân viên. Tuy nhiên, công ty vẫn có thể đảm bảo lợi ích này cho các nhân viên bằng việc trả cho họ một khoản tiền nhất định để họ tự trang trải bảo hiểm cho bản thân. Công ty sẽ có thể tiết kiệm đáng kể khoản chi phí bảo hiểm trong khi không gây tổn hại lợi quyền lợi của nhân viên.

5. Tập trung xây dựng mạng lưới thay vì trả tiền quảng cáo. Chi phí từ đó sẽ giảm trong khi kết quả thu về không nhỏ chút nào. Mọi người mua sản phẩm và dịch vụ từ những ai họ biết rõ. Vì vậy các công ty hãy thoát khỏi sự ám ảnh bắt buộc phải quảng cáo và thay vào đó là xây dựng mạng lưới với các khách hàng tiềm năng và các đối tác tin cậy. Vậy xây dựng mạng lưới có thể thực hiện qua tham gia vào những nhóm thảo luận trên mạng có sự tham gia của nhiều khách hàng tiềm năng cho sản phẩm/dịch vụ của bạn, và tham gia nhiệt tình.

6. Mua hay thuê một toà nhà mà có thừa diện tích để công ty cho thuê lại. Chi phí tiền thuê này sẽ giúp công ty bù đắp cho các chi phí văn phòng khác. Và công ty sẽ coi đây như một tài sản kinh doanh của mình.

7. Sử dụng các nhà thầu phụ nếu công ty chỉ cần những trợ giúp bán thời gian. Công ty chỉ phải trả tiền công cho những công việc cần thiết chứ không phải trả các khoản lương toàn thời gian. Nó không chỉ giúp tiết kiệm chi phí lương, mà còn chi phí về thuế và bảo hiểm. Việc sử dụng các nhà thầu phụ không chỉ giúp các công ty hạ thấp chi phí, mà còn sử dụng nhiều công nghệ thông tin và kỹ năng quản lý hiện đại trong các hoạt động kinh doanh, cho phép các công ty nhỏ giải quyết những nhiệm vụ lớn hơn và phát triển nhanh hơn.

8. Sử dụng công nghệ hội họp qua mạng thay vì thực tế phải đi lại để giảm thiểu chi phí hội họp. Thời gian và chi phí đi lại sẽ được giảm thiểu trong khi lợi nhuận ngày một lớn hơn.

9. Phát triển các thoả thuận thanh toán với khách hàng của công ty để giảm thiểu các chi phí bổ sung phát sinh. Việc công ty bán được bao nhiêu sản phẩm sẽ không còn ý nghĩa khi công ty chưa nhận được tiền thanh toán. Mục đích của nhiệm vụ này là đảm bảo sự thoả thuận chủ động qua đó có được các điều khoản thanh toán rõ ràng và công ty có được các khoản tiền của mình nhanh chóng nhất.

10. Xem xét kỹ lưỡng để tìm kiếm các gói bảo hiểm kinh doanh thích hợp nhất. Bảo hiểm luôn khá tốn kém về mặt chi phí và do đó việc xem xét kỹ lưỡng sẽ giúp công ty tiết kiệm đáng kể chi phí. Chìa khoá nằm ở việc hiểu được sự khác biệt giữa các đơn chào bảo hiểm khác nhau từ các nhà cung cấp bảo hiểm khác nhau và trên cơ sở đó tiến hành những phân tích lợi ích chi phí thấu đáo nhất.

Trên đây là 10 giải pháp đơn giản để tiết kiệm chi phí văn phòng cho doanh nghiệp. Hãy thực thi ngay và chắc chắn các kết quả cải thiện lợi nhuận sẽ sớm hiện hữu.